Miniguía para ser o contratar asistente virtual

Algunos profesionales desean desempeñar labores de oficina desde cualquier lugar, con flexibilidad y eligiendo en qué proyecto teletrabajar en este mundo conectado, deslocalizado y de trayectorias cambiantes. Ser asistente virtual se muestra como una opción que se ajusta a todo esto. Quienes los contratan tienen a alguien de confianza en quien delegar las actividades rutinarias o especializadas de su negocio de modo independiente.

Silueta de una persona que atiende al teléfono con un ordenador portátil abierto para simbolizar el trabajo de un asistente virtual

Asistente (personal) vs secretaria

Un asistente ayuda a un rol o departamento específicos, es decir, asume las tareas operativas que otro/s ya no pueden abarcar. Se tratará de asistencia personal cuando esté vinculada a una sola persona y se encargue también de eventos de su vida no laboral, como gestionar algo relativo a sus contactos privados, aficiones o salud; pues es alguien muy ocupado. Asimismo, asistente personal se dice también de quien colabora en el hogar en caso de dependencia.

Por su parte, los profesionales del secretariado son expertos en documentar y comunicar de forma impecable, así como en organizar los mensajes entrantes y la agenda de gerencia o dirección (executive assistant).

El concepto de asistente virtual

En principio, un asistente online (virtual assistant > VA) en el entorno laboral sería quien desempeña cualquiera de los puestos anteriores, que pivotan alrededor de la gestión administrativa (back office), pero de manera remota, independiente (poniendo sus medios de trabajo) y regular (más a medio plazo que una tarea puntual). No se circunscribe a ninguna industria.

Así, es habitual que alguien en un puesto ejecutivo o que ha emprendido hace poco necesite un/a asistente a distancia.

Ahora bien, con la multiplicación de los deberes de oficina en la era digital, parece que el término actualmente abarca casi cualquier trabajo administrativo y creativo freelance, incluso alguna vez técnico.

Qué trabajo hace un/a asistente virtual

Cada asistente puede especializarse en un área, idioma y mercado concretos. Los principales tipos de tareas suelen ser:

  • Administración: facturación, compras, contabilidad
  • Atención al cliente/alumno o comunidades
  • Contenidos, informes, transcripción, revisión, traducción
  • Diseño y edición
  • Legalidad, recursos humanos
  • Marketing, publicidad, ventas
  • Organización, bases de datos

En función de los quehaceres, se necesitarán unas u otras herramientas. Probablemente se requerirán algunas con estos fines:

  • Intermediario para acceder a sistemas con contraseña
  • Gestión de correo electrónico y calendario
  • Acceder y compartir documentos
  • Llamadas y mensajería instantánea por Internet
  • Medir el tiempo de trabajo

Derechos y obligaciones de un/a asistente virtual

Generalmente tras una entrevista, los asistentes virtuales (AV) reflejan en un contrato el acuerdo con cada cliente.

En primer lugar, se establece un compromiso de confidencialidad. Además, como en cualquier trabajo, sería conveniente que se abordara qué se espera de ambas partes, el modo de asignación de nuevas tareas y la comunicación de retrasos/progreso.

Es posible que en los primeros días el cliente quiera comprobar cómo trabaja el asistente y le pida grabar sus actividades en la pantalla.

Siendo teletrabajo, no está de más tener presente la necesidad de desconexión digital fuera de horas laborales.

Para conocer a otros asistentes, existen sitios web, grupos en medios sociales, asociaciones nacionales y al menos una internacional.

Cualidades de un/a asistente online

Según las tareas que vaya a realizar, cada asistente deberá tener unas habilidades. Desde luego la organización, autonomía, ser resolutivo, la ofimática y el entendimiento con otros son esenciales. La síntesis acostumbra a requerirse también, pues sirve para tomar buenas notas y al resumir documentos.

El tiempo es muy valioso para todos, así que resulta primordial agrupar tareas similares, sistematizar (plantillas) o automatizar todo lo que se pueda.

Contratar un/a asistente virtual

Hay dos vías para contratar a un asistente virtual: individual o agencia.

  • Los profesionales pueden facturar sus servicios por su cuenta. En tal caso son emprendedores que se encontrarán la dificultad típica (disponer de ahorros para momentos de poco trabajo) y la principal atracción (flexibilidad y elección de proyectos).
  • Una agencia puede contratar o subcontratar asistentes virtuales. Su ventaja para los clientes es que la coordinación de varias personas permite cubrir días de ausencia o más rango de funciones.

Es habitual que el trabajo de un asistente a distancia se venda en conjuntos de horas semanales o al mes. Por ejemplo, alguien podría fijar que 25 horas de su trabajo administrativo son 300 euros y cada ampliación de 10 horas 110 euros. Cuando un cliente nota que necesita más ayuda en cierta época, da el aviso de añadir un pack adicional.

También puede utilizarse una fórmula común en otros sectores. Las horas de soporte técnico se reservan y pagan por adelantado. Una vez terminadas las horas prepagadas, se renueva otra tanda.

Plataformas con asistentes virtuales

Las principales plataformas para ofrecerse o contratar virtual assistants son las siguientes. Algunas gratuitas, otras con fórmulas de pago mensual/anual para anunciarse o bien con un porcentaje de comisión en cada venta.

  • Portales generales de empleo
  • Sitios de trabajo en remoto
  • Webs de perfiles freelance Workana (hispana)| Upwork | Freelancer
  • Agencias con selección propia de asistentes, habitual en EE. UU.
  • Medios sociales de trabajo – LinkedIn

Los sitios con profesionales autómonomos acostumbran a estar basados en un sistema de propuesta por proyecto (bid) y por ello las tarifas acordadas tienden a ser más bajas. Muestran la satisfacción de los servicios mediante estrellas y opiniones.

Tengamos en cuenta que algunos de estos sitios se reservan el derecho de únicamente publicitar aquellos perfiles de cierta calidad por su formación, experiencia o ajuste a su target.

Como en todo, lo barato puede salir caro, sobre todo si hay dificultades de comunicación.

Cómo empezar a trabajar de asistente virtual

El primer paso sería conocerse para determinar qué servicios se podrían ofrecer y aquellos en los que habría que adquirir más experiencia o formación. Quien ha trabajado en oficina tendrá ya probablemente meses o años de práctica en algunas tareas demandadas en un asistente.

Después, considerando el mercado y valorándose, habría que fijar los servicios, su precio y cuál sería el cliente ideal al que dirigirse.

Por último, exponerse para conseguir clientes. Quienes sepan otras lenguas pueden describirse como Spanish speaking virtual assistant.

En este punto, además del currículum y recomendaciones de clientes anteriores, parece recomendable elaborar un portafolio que muestre ejemplos de trabajos realizados para demostrar de lo que se es capaz.

Por cierto, puede que facilite la jornada disponer de un espacio propio para desarrollar el trabajo, tanto físicamente (con un despacho o equivalente) como en la computadora (una sesión propia para lo laboral).

Qué formación

Para este nuevo perfil, que yo sepa no hay autoridades mundiales o nacionales que hayan estandarizado lo que se debe saber, así que no existen certificaciones de AV/VA como tal, aunque algunas entidades afirmen expedirlos. Otra cosa son documentos que acreditan haber completado un temario que determinada organización o particular considera adecuado.

Cualquier clase o libro que permita ahondar en conocimientos para lo mencionado anteriormente sumará. Indicaciones para emprender bien y con legalidad parecen importantes, bastantes cursos online inciden en ello.

En la formación reglada, diversos ciclos y carreras que pueden aportar también sobre administración o comunicación, por ejemplo. En general estar titulado es un plus bien visto.

Lo importante es cerciorarse de que cualquier iniciativa educativa es un buen complemento para cada caso particular.

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Los asistentes virtuales son un perfil que demuestra que la delegación de tareas a distancia puede funcionar y ofrece la posibilidad de teletrabajar y crecer en casi cualquier sector.

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