Hacerse autónomo para prestar servicios digitales

Estos son los conceptos y pasos que he tenido en cuenta si quería hacerme autónoma (freelance) en España para empezar un negocio 100% online. Es una recopilación personal (no profesional) que comparto por si resultan útiles durante la fase inicial de búsqueda de información.

Pasos antes de emprender

Antes de darse de alta oficialmente, cabe plantearse estos puntos.

  • Testear la viabilidad de la idea empresarial, como la de un curso en línea. ¿Está la gente dispuesta a pagar una tarifa suficiente por ese servicio?
  • Plan de negocio en que se calcula la tarifa considerando obligaciones, gastos y presupuesto.
  • Encontrar una gestoría familiarizada con los negocios online en el marco legal de ese país y que proporcione una atención personalizada. Generalmente se necesita que hagan la contabilidad de las facturas y presenten los impuestos.
  • Cuenta bancaria exclusiva para lo profesional.
  • Capitalizar el paro, pues si pasan determinados años hasta que se vuelva a estar desempleado el tiempo acumulado y la prestación vinculada habrán expirado.
  • Si se tiene sitio web, hay varios requisitos en España:
  • Contratar seguros aparte de la cobertura de la Seguridad Social. Se desarrollan con más detalle en siguientes apartados.

Tipos de seguros al empezar un negocio

Podemos distinguir dos grandes grupos de seguros: los que cubre la Seguridad Social y los que hay que tramitar por separado (opcionales u obligatorios, según el caso).

  • Los seguros que se incluyen (o pueden incluir) en la cuota de la Seguridad Social son:
    • Contingencias comunes, esto es, el mayor porcentaje se reserva para enfermedad común o accidente, p/maternidad o pensión (de jubilación, viudedad, orfandad). Los centros médicos de la sanidad pública atienden en la mayoría de estas circunstancias.
    • Contingencias profesionales, es decir, enfermedad profesional o accidente laboral, que pueden dar lugar a incapacidad temporal o permanente. Las mutuas gestionan esta atención en representación de la Seguridad Social.
    • Por cese de actividad, cuyas prestaciones también procesan las mutuas.
    • Para formación profesional, si bien el acceso a cursos todavía no es posible…
  • Seguros a mayores:
    • De responsabilidad civil por si se comete un error que conlleve consecuencias negativas para un cliente; así no hay que responder con el propio patrimonio. Es obligatorio en algunos sectores. Hacienda preguntará al respecto durante el alta.
    • De vehículos si se usa el coche.
    • Para el local que cubra riesgos como fuga, incendio o robo.
    • En caso de tener personal contratado, corresponde seguro de accidentes y de convenio.
    • Seguro de crédito para analizar la solvencia de nuevos clientes, así como para pedir el cobro y proteger en caso de impago.

Hay otras inversiones relacionadas con la seguridad, como las medidas contra el robo o pérdida de datos.

Pasos formales para hacerse autónomo

Un punto PAE puede resolver dudas y darnos de alta online de manera gratuita. Estas son las decisiones y trámites que habrá que realizar.

  • Elegir tipo de autónomo: individual (profesional), empresario (con trabajadores) o dependiente (de un gran cliente).
  • Si antes de empezar la actividad se va a tener algún gasto que contabilizar, hay que darse de alta en Hacienda solo de manera “previa” y luego otra vez de forma “definitiva”.
  • Si se va a limitar la responsabilidad civil cuando se cubra el alta en Hacienda, antes hay que ir al notario e inscribir en el registro esa escritura, que luego Hacienda pedirá.
  • Darse de alta en la Seguridad Social dentro del régimen específico (RETA) mediante determinado modelo antes de empezar la actividad. Entre otros, implicará elegir lo siguiente. Se pueden producir varias altas/bajas en un año, así como cambiar la base de cotización.
    • Actividad económica dentro del CNAE.
    • Mutua o entidad gestora para la protección por contingencias profesionales o accidentes de trabajo.
    • Base de cotización.
    • Si se solicita bonificación (no se puede solicitar tiempo después).
  • Darse de alta en Hacienda presentando la declaración censal. Se abordarán temas como los que siguen.
    • Si antes de iniciar la actividad hubo ya algún gasto.
    • Alta en los servicios notificaciones electrónicas de la AEAT.
    • Determinar el régimen fiscal que se aplicará al rendimiento de la actividad económica (IRPF). Hay tres posibles. Estimación directa simplificada es lo habitual para servicios a distancia.
    • Marcar el régimen de IVA. Una actividad puede seguir el régimen general, uno especial o estar exenta.
    • Alta en el ROI si se factura a otro país.
    • Alta en el IAE seleccionando los epígrafe/s correspondientes: profesional, empresarial o artística. Cada epígrafe tiene unas obligaciones al respecto de los “pagos a cuenta” (IRPF).
    • Dar datos del local o vivienda.

Atención: el orden de altas (¿antes la Seguridad Social o Hacienda?) puede cambiar, así que consúltese esos días dónde hay que acudir antes.

Tareas del día a día como autónomos

Parece recomendable aprender a crear facturas con la debida numeración, información, impuesto/retención según el servicio y cliente. Si el volumen es elevado, un asistente virtual puede ayudar.

Convendría trabajar de manera cada vez más eficiente, por ejemplo, agrupar tareas y usar equipos y programas diseñados para ese sector.

Cuando se negocia con un nuevo cliente, en el contrato mercantil se podría pactar indemnización por finalización de contrato.

Documentar la actividad

Los autónomos deben mantener la información sobre su actividad en orden cronológico en archivos digitales todavía conocidos como los libros de contabilidad (requeridos por ese régimen fiscal) y que deben conservarse durante varios años.

Por ejemplo, el régimen de estimación directa simplificada pide que se tenga la siguiente documentación o libros:

  • Ingresos (facturas).
  • Gastos (compras).
  • Bienes de inversión (que duren más de un año).
  • Registro de provisiones y suplidos (dinero que un cliente adelanta o abona después para que se pague algo en su nombre).
  • Registro de operaciones intracomunitarias.

También hay que legalizar un libro de visitas (que puede ser digital) ante Inspección de trabajo y la Seguridad Social.

Obligaciones regulares del autónomo

  • Seguir el código deontológico de su profesión. En algunas hay que estar colegiado.
  • Atender a aquello acordado con los clientes.
  • Proteger los datos de los clientes.
  • Registrar debidamente las transacciones. De no ser así, podría haber una sanción.
  • Cotizar a la Seguridad Social pagando la cuota (a no ser que se esté de baja en determinadas circunstancias).
  • Presentar información periódicamente (trimestral, anual) a Hacienda y tributar por el rendimiento, así que hay que tener presente el calendario fiscal. Incluso si la cantidad es 0€, en algunas situaciones será necesario igualmente presentar el documento.
Dos libretas cerradas y un lápiz encima

Cada sector implicará unas obligaciones. En cualquier caso, deben tenerse presentes los derechos de propiedad intelectual.

Por último (o al principio), los autónomos pueden pertenecer a asociaciones. Hay unas cuantas. Orientan y velan por sus intereses.

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Esta recopilación son unos apuntes personales. Para tener información completa y actualizada, habría que acudir a expertos.

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