¿Para qué trabajar tanto?

Desbordar de trabajo es horrible. Si encima ese empleo no encanta o no aporta mucho al mundo, las horas extra que nadie ha pedido oficialmente parecen un absurdo. Este artículo detalla mis descubrimientos sobre la eficiencia en el trabajo, la in/existencia de una profesión ideal y si es realmente necesario trabajar tantas horas en el mundo actual. Se puede leer en orden inverso también (4 -> 1).

1. Cómo organizarse mejor en el trabajo de oficina

Al igual que en otros ámbitos, en el laboral se da por hecho que sabemos organizarnos y a menudo no es así pese a décadas de formación reglada. Los pasos fundamentales para ordenar las tareas serían:

  • Considerar los principios básicos de gestión del tiempo y labores para adaptarlos a mi situación.
  • Aceptar cómo funciona el mundo laboral en general y mi empresa/clientes en particular.
  • Tener claras mis responsabilidades y qué aspectos dependen exclusivamente de mí.
  • Al organizar las tareas, fijarme siempre en qué funciona o no.

Con esto claro, cada persona puede ir diseñando la jornada que más se adecua a su caso. El aprendizaje parece continuo: yo sigo teniendo días de caos, pero lo importante es volver al orden enseguida, porque se sabe crear uno.

Cada puesto de trabajo requiere cierta estructura, por mínima que sea. Cuando el entorno no nos la da, debemos crearla los trabajadores o emprendedores. La falta de estructura es habitual en entidades pequeñas, personas que empiezan su vida profesional o bien gente con experiencia que se ha visto desbordada recientemente (por un cambio de rol o subida repentina del volumen de tareas).

Correo saturado y larga lista de tareas

En apartados siguientes de este artículo, incluyo información que llevará un tiempo procesar y poner en práctica tras además haber analizado las circunstancias personales. No obstante, puede ser que haya personas que (como yo en su día) estén saturadas y no sepan cómo desatascar la situación para empezar la transición a otra forma de trabajar.

En ese caso, se podría pedir una tregua. En primer lugar, si no se han dado cuenta por sí mismos, informar del alto volumen de trabajo a los superiores o clientes. Si es necesario, avisar también con una respuesta automática o firma que indique que actualmente se están revisando procesos y hay retraso en la atención.

Además de delegar tareas en otros o retrasar/rechazar encargos, se puede declarar la bancarrota del correo electrónico y archivarlo casi todo (email bankrupcy). Suena radical, pero en la práctica ya estaba pasando: nunca se leerían esos correos… Sí parece sensato echarles un vistazo a los mensajes de las últimas semanas por si todavía se puede pescar algo urgente. Con respecto a los anteriores, es muy probable que si eran importantes los asuntos en correos de hace dos meses ya se hayan tratado (los hizo otra persona o nos contactaron por otro medio).

Métodos para organizarse en el trabajo

Planear el día es clave. Cada día hay una serie de tareas que a priori podría hacer, pero antes de asignarles un trocito de mi vida debería evaluarlas bien. Para determinarlo, estos cuatro puntos pueden ayudar:

  • El cuadrante de Eisenhower plantea clasificar cada labor según su importancia y urgencia, por lo que se puede identificar aquello que no es urgente ni importante y que conviene delegar o directamente descartar que se lleve a cabo.
  • Hay una constante en las opiniones de quienes hablan sobre organizarse: aquello que más pereza da tiende a ser lo que necesita más prioridad y que es aconsejable hacer cuanto antes. Por cierto, a veces creemos que algo nos llevará mucho, lo posponemos durante meses y resulta que nos llevó media hora. Si hay un “proyecto” que tras un rato no he terminado, puedo aparcarlo, pero es muy probable que el 99% de las tareas ya las haya terminado en ese tiempo.
  • En la muy recomendable obra Deep Work, se detalla por qué es beneficioso mental y temporalmente agrupar tareas similares (time batching) y sobre todo lo positivo de tener unas horas para concentrarse de verdad (focus). Así, se pueden crear huecos específicos diarios o semanales para tal o cual tipo de acciones. Por ejemplo, establecer que los pagos a proveedores se procesan tal día cada semana o mes.
  • Según lo que explicaan Jaime Altozano y su comunidad Twitch, el método Getting Things Done añade a una única bandeja de entrada (inbox) todas las nuevas ideas, proyectos y tareas que lleven más de unos minutillos. Una vez al día estas se añadirán para que se nos recuerden más adelante (tickler file), se fijarán para hacer en un tiempo futuro determinado (bloqueado ya en el calendario = time or calendar blocking) o bien formarán parte de una amplia lista de la que ir eligiendo qué punto específico es accionable al día siguiente. Cada mañana deberá consultarse solamente el calendario y la lista de accionables.

Al insertar un tiempo uno se obliga a realmente agrupar por tema y no ir saltando de una cosa a otra. Además, se va viendo si hay demasiada diversidad de tareas.

Es recomendable dejar espacio para cosas que surjan por ejemplo durante las llamadas. Me ha pasado que me han pedido cosas por teléfono, he colgado y hasta dos horas después no hice nada porque se me había olvidado. Y por lo general los lunes son días de mucha información nueva, así que mejor que estén más vacíos al empezar por la mañana.

Organizarse es parte de la jornada

Hace unos cuantos meses vi un vídeo que no he podido encontrar en el que una mujer, creo que Project Manager, dedicaba dos horas cada mañana a planear su día. Aluciné. Ahora, en cambio, la entiendo. Cabe invertir el tiempo sabiamente. El orden de tareas, la hora del día y disponer de los datos necesarios son importantes.

Modificar algunas cosas puede ahorrar tiempo y automatizar ciertas tareas:

  • Crear plantillas.
  • Añadir accesos directos y atajos a lo más visitado o abierto.
  • Conocer fórmulas, plugins y programas que pueden hacer tareas más rápido que manualmente.
  • Reducir tiempos de carga.
  • Gestionar mejor el correo electrónico (por ejemplo, cuando se abre un email habría que decidir ya qué se hace con ese tema).
  • Organizar carpetas.

A menudo no lleva mucho arreglar algo que de otro modo nos quitaría mucho tiempo. Por ejemplo, si tengo una versión no hispana del sistema operativo en el ordenador, un punto separará los decimales de las cifras en lugar de una coma, así que conviene pasar dos minutos configurando el español como idioma para no tener que cambiar los puntos por comas en cada documento que cree.

Calma visual

Sea en papel o digital, una agenda o una app, percibir muchas cosas al mismo tiempo agobia. Cincuenta archivos en el escritorio o veinte pestañas abiertas en el navegador aportan poco: los enlaces se pueden agrupar y guardar para cuando hagan falta; los correos electrónicos de una misma cadena pueden mostrarse como uno solo o usar otro color para aquellos en los que no somos destinatario principal. Además, si por lo que sea hay que reiniciar dependeremos de los backups de programas (Outlook quizá no recuerde qué seis correos que estaban abiertos). Ciertos sonidos que nos disgustan, algunos avisos o las ventanitas de previsualización con frecuencia tampoco añaden más valor que ruido y estrés.

Journal o agenda abierta sin nada escrito

Yo uso una agenda A4, con un día por página. Sobre las anotaciones del día anterior/siguiente pongo un folio en blanco y qué paz ver la mitad de letras.

Auditoría del trabajo

Diría que la jornada laboral puede dividirse en dos grandes bloques: lo que no depende de mí y lo que sí. Asumir que hay ciertos aspectos inherentes a un sector, empresa o rol debería aliviar el sentimiento de presión o culpa. Por otro lado, conocer bien cómo soy y cómo trabajo me permitirá identificar necesidades y aparcar al momento fórmulas que en realidad están fallando. Enumero a continuación los conceptos relacionados con lo externo y después lo que depende del trabajdor.

a. Condiciones del entorno laboral

Cada empresa o cliente tiene unas condiciones, una cultura y un estilo de management. Así, un puesto se desarrollará en open office, a distancia o una modalidad híbrida. Los superiores establecen cierta filosofía si se toman o no descansos, una parada para comer y vacaciones. Fundamentalmente lo que se le suele pedir a un mánager es que solucione los problemas de los trabajadores (volumen de trabajo, flujo de la información).

Cada mercado es diferente, aunque hay de todo en cualquier sitio. Empresas que entienden y se adaptan a uno, empresas que no valoran o se aprovechan de que algunos no se valoran a sí mismos o el mercado del que vienen es distinto.

La noción de tiempo

Los demás van a reclamar mi tiempo a través de emails, llamadas, mensajes o interrupciones presenciales con la premisa de que su motivo es importante y la expectativa de que responderé como muy tarde en pocos días, horas o incluso minutos. Sin embargo, es mi agenda, los tiempos debo marcarlos yo en lo posible.

Los demás tal vez puedan acostumbrarse. Ha de encontrarse el punto de equilibrio entre la organización personal y una atención a tiempo de las consultas internas y externas. Debemos aprender a respetar el tiempo de los demás. Y si hoy es día 3 y el plazo para esa pequeña tarea es el día 21, no hace falta llamarnos. Durante la pandemia se hizo común una norma que podría serlo siempre para muchos servicios: Solo atendemos con cita previa.

Existen calendarios públicos donde otros pueden ver y reservar nuestra horas libres. Asimismo, programar el envío de los correos electrónicos evita que quienes tenga activadas las notificaciones reciban emails a deshora o sientan la presión de no poder desconectarse.

Si no nos han especificado un plazo de entrega para un proyecto, establecer prioridades no es posible, así que hay que preguntarlo. Y diría que «cuanto antes» no es una fecha.

Por otro lado, es frecuente que personas que no suelen realizar una tarea subestimen el tiempo que lleva hacerla (eso se hace en dos minutos). Asimismo, otros no siempre tienen en cuenta que añadir nuevas tareas a una jornada ya repleta implica que se dejarán de hacer otras cosas o bien trabajar más (y nadie quiere burn out).

En este sentido, cuando entra alguien nuevo en el equipo hay que dedicarle tiempo para explicarle (training) y ponerse al día. Progresivamente se le asignarán quehaceres y los demás reemplazarán con otras labores lo que han delegado en el nuevo. Cuando alguien no trabaja un día, algunas tareas son imprescindibles y hay que hacerlas aunque el responsable de ellas no esté. Es decir, en ciertas organizaciones, cuantos más empleados en un departamento, más días libres hay que cubrir y esto altera el día a día.

¿Qué tengo que hacer?

Para determinar mis prioridades, las tareas que se esperan de un rol o contrato han de especificarse y estar actualizadas. Si no se me ha comunicado adecuadamente, tendría que expresar mis dudas. Cuando incluso así no hay mucha concreción (por ejemplo, KPIs), puedo marcarme objetivos basándome en lo que sé del puesto.

  • Objetivo: publicar un libro.
  • Estrategia este año: escribir X miles de palabras, enviar a lectores beta, buscar agente literario.
  • Táctica esta semana: redactar cada mañana durante X horas, releer y corregir este viernes.

La indefinición de roles puede deberse al pequeño tamaño de la empresa, que nos obliga a asumir funciones de lo que serían varios departamentos. Otra explicación es que dirección no está interesada, sea por no considerar que es prioritario o por no querer reconocer que tal puesto implica más remuneración.

Conocer las responsabilidades de los demás es primordial también para saber en quién delegar cada asunto. Por ejemplo, si hay aspectos de ventas/atención al cliente (en general de respuesta rápida) que en realidad no me corresponden deben ser pasados a otra persona. Se espera que los que mandan conozcan realmente a su equipo para saber quién puede hacer qué de verdad.

Para que se sepa públicamente quien es el responsable de ciertos quehaceres, en ocasiones es factible unificar la entrada de nuevas tareas y asignarlas por persona. Por ejemplo, una bandeja de entrada compartida o tickets.

No tengo que decir que sí a una nueva labor a no ser que le corresponda a mi rol. Por dos motivos: no quiero hacer nada que les corresponda a otros y de esta manera los mánagers pueden reconocer los gaps en los roles de la empresa (y tomar medidas si así lo estiman).

b. Lo que sí depende de mí

Con respecto a lo que depende de mí, el trabajo del management es en cierto modo saber qué hace todo el mundo para mejorar el funcionamiento, pero yo debo comunicarme para que sepan que no puedo con el volumen, si estoy atascada o convendría mejorar algo. Informar es mi responsabilidad, la solución no necesariamente.

También me he dado cuenta de que hay un compromiso esencial que hay que asumir con uno mismo en todo este proceso: hacer caso a la agenda que tú misma has escrito. Si no me hago caso a mí misma, mal vamos. Que es entendible que a veces soy optimista con la predicción de lo que puedo hacer al día siguiente, pero en otros casos, venga, no debo engañarme. Muchas veces he puesto cosas que sabía que aún no haría. Y de poco sirve que haya clasificado perfectamente si luego yo solo sigo la lista media hora y me dedico a saltar de una tarea a otra más las que recuerde al azar, anteponer demandas de última hora que se podían procesar de otra forma e incluso cuestionar y posponer. Si de repente puedo hacer algo urgente es bien porque tengo un ratito reservado de mi día para ello (una hora de apagafuegos, por ejemplo) o porque he dejado de hacer algo que es más importante. En este segundo caso, ¿por qué no estoy haciendo lo que debería?

La estimación de lo que duran las tareas ha de ser lo más parecido a la realidad posible o si no muchos pensaremos que algo es asumible cuando no y los quehaceres se empezarán a acumular. Hay aplicaciones y programas que miden lo que se tarda en realizar las tareas.

Por cierto, una labor quizá no necesita tanto detalle como esperamos. Preguntemos qué se espera antes de desarrollar todo. Puede ser que no esperen un hoja de cálculo con mil filas, sino una estimación del total que se puede extraer sumando tres cifras del sistema.

Crear una jornada a mi medida

En resumen, tengo que valorar y respetar mi tiempo (1) con el apoyo de la empresa/clientes (2), procesando, organizando y priorizando las tareas más trascendentales (3), colocándolas en el calendario (4) y realmente haciéndolas cuando he marcado (5). Me gustaría volver a enfatizar que punto 4 y 5 son distintos.

Por supuesto, conocerse es beneficioso también en este medio. Tal vez haya momentos en que tenemos bajo nivel de energía o voluntad. Desde luego la capacidad de atención es mínima (40 bits). Como ejemplo de fijarse en cómo trabajamos, a mí en ocasiones me da por leer apurada, como si quien escribió el email/mensaje tuviera prisa y me presiono yo sola (?!). Si pongo algo en post-its en vez de escribirlos en la agenda hay el riesgo de que los ignore. O cuando entro en el correo a buscar algo, debo tener cuidado de no perderme en emails nuevos.

Probablemente no se puedan implementar de golpe todos los cambios deseados, sino poco a poco. Ah, la mejora se puede medir.

2. Dejar un trabajo

¿Cuál es la razón correcta para dejar un empleo? Yo creo que tenemos derecho a dejar un puesto en una empresa cuya gestión es deficiente o si su misión es neutra/negativa según nuestros derechos o principios. Como muestra el siguiente vídeo, también cuando ya no estamos aprendiendo y hemos perdido interés.

Dejar un trabajo puede conllevar beneficios, aunque da miedo cuando no hay otro y puede tener sus consecuencias si se pretende cobrar el paro. Hay muchos artículos interesantes al respecto, parece útil considerar también los siguientes puntos antes de renunciar:

  • Hay cosas que no me gustan -> ¿He intentado cambiarlas dentro del puesto/empresa?
  • Quiero cambiar porque no hacen las cosas como me gustaría -> Quizá entonces otra categoría o emprender se adapta más.
  • Porque quiero algo diferente -> ¿He probado ya esa alternativa?
  • No estoy motivada -> Tal vez encontrar motivación fuera del trabajo sea suficiente (nota: para ello hay que tener tiempo libre). Como buscamos constantemente el progreso, en algún caso acabamos fijándonos en cosas que hasta ese momento no eran relevantes.

Me parece que también puede ser útil pensar qué puede ir mal en sentido de crecimiento personal para que supervisemos nuestras carencias o debilidades en el camino que sigue. Por ejemplo, al cambiar de trabajo intentaría asegurarme de que seguiré aprendiendo y a buen ritmo. También de que las nuevas oportunidades me obliguen a mejorar cosas que creo importantes o den otras soluciones a aspectos que no me gustaban del anterior empleo para que pueda comparar.

Con respecto a si es el mejor momento, eso lo debe evaluar cada uno. Desde luego hay personas conservadoras que siempre (siempre) nos recomendarán seguir como estamos y no arriesgarnos. Para ellos nunca habrá un buen momento ni plan B más seguro. Por otro lado, también hay gente impaciente que en cuanto algo no es como quieren, abandonan.

3. A qué dedicarse

Hoy para la mayoría tener un trabajo es indispensable para formar parte de la sociedad. A la hora de elegir trayectoria, también cabría discernir qué aspectos son nuestra responsabilidad o bien se escapan a nuestro control.

  • Es mi cometido decidir en qué invierto mi tiempo y qué sentido le quiero dar a mi vida.
  • Lo que me encanta hoy a lo mejor no me gusta tanto en unos años y no pasa nada.
  • Si algo me parece interesante, no debería rendirme en el primer obstáculo.
  • Se ha expandido la noción (mito) de que deberíamos encontrar lo que nos apasiona y tratar vivir de ello.
  • Parece improbable que haya solamente una profesión perfecta para cada persona esperando a ser descubierta. Más bien habrá varias en las que lograr competencias.
  • La elección de profesión cae únicamente en el estudiante, pero otros agentes podrían aportar más información determinante. No percibo una conexión adecuada entre las necesidades del mundo, los planes formativos, la oferta laboral y las cualidades de quien elige. Abogaría por lo siguiente:
    • Fomentar el conocerse a uno mismo (exploración de aficiones, habilidades, intereses).
    • Ofrecer una visión sobre las opciones más allá del empleado nacional (funcionario, autónomo, extranjero).
    • Asegurarse de que las empresas saben qué perfil de persona están buscando.
    • Proporcionar datos públicos actualizados sobre las demandas de cada campo.

En algún caso hay más puertas de las que pensamos. Por ejemplo, ser actor no se circunscribe a interpretar un papel en el teatro o en la pantalla, porque un doblador, un cómico/monologuista o un cuentacuentos también interpretan.

4. Por qué hay que trabajar

Tal cual está organizada la sociedad en el siglo XXI, tenemos que disponer de dinero para cubrir nuestras necesidades. Según las normas de hoy, en la mayoría de los casos la gente adulta no recibimos una cantidad de dinero automáticamente, por existir, sino que debemos adquirirlo a cambio de nuestro tiempo o producciones. Hay que trabajar unas ocho horas diarias para subsistir y así seguirá a corto plazo. Ahora bien, esta no es la única manera de vivir en grupo y la realidad podría ser diferente.

La antropología y otras ciencias demuestran que el ser humano se ha organizado en grupos muy diversos. Cuenta James Suzman en el revelador libro Trabajo, una historia de cómo empleamos el tiempo (Debate, 2021) que algunas sociedades (pequeñas e igualitarias) vivieron bien de lo que les daba el entorno sin trabajar en exceso (menos horas que hoy) ni preocuparse por el mañana. Ciertas circunstancias lo permitieron mientras que otros grupos que respondieron a la realidad de otra forma y así llegamos hasta el presente.

La sociedad del trabajo

En la sociedad actual, el progreso aumenta y los recursos básicos parecen suficientes, pero la competición para producir más no se detiene y, sin embargo, el trabajo no disminuye.

Es más, el empleo se muestra ligado no solo a la supervivencia y a la posibilidad de acceder al ocio, sino a la identidad, dignidad y decencia. Se ha acabado creyendo que el esfuerzo implicará más éxito en forma material o emocional. Y paradójicamente el gran sueño es hacerse millonario para no tener que trabajar.

La riqueza y los excedentes no se limitan, reinvierten o redistribuyen equitativamente. Al contrario, se desperdician o los acumulan unos pocos.

Millones de personas en sus mejores años cognitivos están/estamos haciendo cosas que no aportan mucho o directamente inútiles. Ya se perciben movimientos que son conscientes en este sentido como el minimalismo o el I don’t dream of labour.

Otra sociedad

Los seres humanos podemos decidir y cambiar lentamente hacia otra sociedad. Por ejemplo, dirigir toda medida a la sostenibilidad y cooperación. Una planificación a muy largo plazo e implantación de la tecnología bien estudiadas, aunque flexibles, permitirían mayor eficiencia.

Quizá no sea posible reducir el trabajo a cantidades prehistóricas con tanta población… o sí. Tal vez haya que renunciar a ciertos lujos que consideramos sagrados.

Este mundo irregularmente globalizado es muy complejo. Sin embargo, el cambio es constante. ¿Por qué no intentar encaminarlo a mejor?

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